De A à Z : Votre liste complète des dépenses d'entreprise
Finances
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19 septembre 2024
Des dépenses d'entreprise, il y en a beaucoup et de toutes sortes. De l'enregistrement de l'entreprise à son expansion, la liste des dépenses ne fait que s'allonger et il peut être difficile de s'y retrouver.
Dans cet article, nous allons lister de A à Z les différentes dépenses auxquelles une entreprise peut être confrontée, certaines sont plus évidentes et d'autres plus méconnues. Peu importe que vous soyez un travailleur autonome ou le propriétaire d'une PME bien établie, vous trouverez ici des informations concernant une variété de dépenses qui peuvent s'appliquer à votre entreprise.
Nous allons commencer par comprendre ce qu'est une dépense d'entreprise et quels sont les critères pour être considérée comme telle. Ensuite, nous discuterons des avantages à suivre tous les frais liés à la gestion d'entreprise et finalement, nous partagerons quelques astuces pour vous aider dans cette tâche.
Qu'est-ce qu'une dépense d'entreprise ?
Une dépense d'entreprise représente tous les coûts associés à la gestion d'une entreprise. Le but de ces dépenses est de générer des revenus ou de maintenir son activité.
Quels sont les critères ?
Bien que chaque pays ait des réglementations et des lois différentes, nous pouvons avoir de bons indices. En général, afin qu'il y ait une déduction de l'impôt sur une société, une dépense d'entreprise doit répondre à ces critères :
Directement liée à l'activité de l'entreprise : La dépense doit avoir un lien direct avec l'activité principale de l'entreprise. Par exemple, les frais de matières premières pour un fabricant ou les frais de publicité pour une entreprise de commerce en ligne.
Nécessaire pour générer des revenus : La dépense doit être indispensable ou utile pour générer des revenus. Les honoraires, les frais de logiciels, les frais de déplacement pour rencontrer des clients en font partie.
Justifiable par des documents : L'entreprise doit pouvoir justifier chaque dépense par des factures, des reçus ou tout autre document comptable.
Raisonnable : Le montant de la dépense doit être considéré comme raisonnable dans le contexte de l'activité de l'entreprise et de la branche d'activité.
En résumé, une dépense d'entreprise est toute dépense liée directement à l'entreprise et sa gestion. Cette dépense doit être justifiée et raisonnable.
Nous recommandons de consulter un expert-comptable ou le site web du gouvernement concerné et de vérifier la réglementation fiscale du pays.
Les avantages de suivre les dépenses d'entreprise
Il y a de nombreux avantages à suivre rigoureusement les dépenses de son entreprise. Que ce soit pour la gestion quotidienne ou la prise de décisions importantes, voici quelques-uns des principaux bénéfices :
Décision éclairée et optimisation budgétaire
Identification des dépenses les plus importantes : Savoir chacune des dépenses de son entreprise permet d'identifier les secteurs auxquels le budget est plus important que d'autres et prendre des décisions éclairées à ce sujet.
Suivi des dépenses inutiles ou excessives : Repérer les dépenses superflues ou les écarts par rapport au budget initial.
Évaluation de la performance : Le suivi des dépenses permet d'évaluer la performance de l'entreprise et de mesurer l'efficacité des actions mises en œuvre.
Obtenir de meilleurs tarifs : Le suivi permet d'avoir connaissance de son budget et d'avoir une vision précise des revenus et des dépenses, afin de négocier avec les fournisseurs ou de prendre des ententes adaptées aux besoins de l'entreprise.
Aide à la décision stratégique : Les données recueillies grâce au suivi des dépenses peuvent servir de base pour prendre des décisions stratégiques, telles que le lancement de nouveaux produits ou l'investissement dans de nouveaux équipements.
Amélioration de la rentabilité
Calcul de la marge de profit : En connaissant les coûts liés à la conception de produits et services, il est beaucoup plus facile de calculer le bénéfice net de votre entreprise.
Identification des sources de profitabilité : Le suivi permet de déterminer quels produits ou services sont les plus rentables et d'orienter les efforts de l'entreprise en conséquence.
Réduction des coûts : Avec la connaissance du budget de l'entreprise, il est plus efficace de mettre en place des actions pour réduire ses coûts et améliorer sa rentabilité.
Prévision de la trésorerie
Anticipation des besoins en fonds de roulement : Le suivi des dépenses permet d'anticiper les besoins en liquidités et d'éviter certaines situations stressantes.
Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : En ayant une vision claire des entrées et des sorties d'argent, l'entreprise peut optimiser sa gestion.
Conformité fiscale
Justification des dépenses en cas de contrôle fiscal : Un suivi rigoureux des dépenses permet de justifier facilement les dépenses en cas de contrôle fiscal.
La liste des dépenses d'entreprise
Achats de marchandises
Coût d'acquisition des produits destinés à la revente
Achat de matières premières pour la production
Frais de transport liés à ces achats
Droits de douane pour les importations
Coûts de stockage des marchandises
Assurances
Assurance responsabilité civile professionnelle
Assurance des biens (locaux, équipements)
Assurance perte d'exploitation
Assurance cyber-risques
Assurance des véhicules d'entreprise
Avantages sociaux
Assurance maladie complémentaire
Régime de retraite d'entreprise
Programme d'aide aux employés
Congés payés supplémentaires
Participation aux bénéfices
Charité et dons
Dons financiers à des associations
Mécénat d'entreprise
Sponsoring d'événements caritatifs
Dons de produits ou services
Communication
Forfaits téléphoniques (fixes et mobiles)
Abonnements internet
Services de visioconférence
Systèmes de téléphonie d'entreprise
Outils de communication interne
Démarrage d'entreprise
Frais d'incorporation ou d'immatriculation
Études de marché initiales
Frais de notaire ou d'avocat pour la création
Dépôt de marques ou brevets
Création de l'identité visuelle (logo, charte graphique)
Déplacement
Carburant pour les véhicules d'entreprise
Entretien et réparations des véhicules
Frais de parking et de péage
Abonnements aux transports en commun
Location de véhicules pour déplacements ponctuels
Entretien et réparation
Maintenance des équipements de production
Réparations des locaux (plomberie, électricité, etc.)
Contrats de maintenance pour les ascenseurs, climatisation
Nettoyage et entretien régulier des espaces de travail
Mise à jour et maintenance des systèmes informatiques
Fournitures d'entreprise
Outils et équipements spécifiques à l'activité
Consommables liés à la production
Équipements de protection individuelle
Matériel d'emballage et de conditionnement
Produits d'entretien spécialisés
Fournitures de bureau
Papier, stylos, cahiers, classeurs
Cartouches d'encre
Petit matériel de bureau (agrafeuses, perforateurs)
Mobilier de bureau
Lampes et éclairage de bureau
Gestion et d'administration
Salaires des cadres et du personnel administratif
Logiciels de gestion (ERP, CRM)
Formation du personnel administratif
Frais liés aux réunions de direction
Coûts de planification stratégique
Honoraires professionnels
Services comptables et d'audit
Conseils juridiques
Consultants en management ou stratégie
Experts-conseils techniques
Services de recrutement
Intérêt et frais bancaires
Intérêts sur emprunts et lignes de crédit
Frais de tenue de compte
Commissions sur transactions
Frais pour services bancaires spéciaux
Coûts liés aux garanties bancaires
Livraison et d'expédition
Frais de transport pour l'envoi des produits
Assurance sur les expéditions
Emballages pour l'expédition
Frais de douane pour les expéditions internationales
Logiciels
Licence de logiciels (bureautique, design, etc.)
Abonnements aux services cloud
Développement de logiciels sur mesure
Mises à jour et support technique
Formation des utilisateurs aux nouveaux logiciels
Loyers
Location des bureaux
Location d'espaces de stockage ou d'entrepôts
Charges locatives (eau, électricité, chauffage)
Location de matériel ou d'équipements
Frais de copropriété
Marketing
Études de marché
Création de contenu marketing
Participation à des salons professionnels
Marketing digital (SEO, SEM, médias sociaux)
Outils d'analyse marketing
Permis
Licences d'exploitation
Permis de construire ou de rénover
Autorisations spécifiques au secteur d'activité
Renouvellements annuels de permis
Frais de conformité réglementaire
Publicité
Campagnes publicitaires (TV, radio, presse, affichage)
Publicité en ligne (Google Ads, réseaux sociaux)
Production de matériel publicitaire
Placement de produits
Évaluation de l'efficacité publicitaire
Repas et frais de représentation
Repas d'affaires avec clients ou partenaires
Organisation d'événements pour les clients
Participation à des événements de networking
Salaire
Salaires bruts des employés
Primes et bonus
Heures supplémentaires
Charges sociales employeur
Indemnités de congés payés
Services
Services de nettoyage
Sécurité et surveillance
Services de paie externalisés
Support informatique
Services de traduction ou d'interprétation
Voyage d'affaire
Billets d'avion, de train ou autres transports
Hébergement (hôtels, locations)
Indemnités journalières pour les repas
Location de voiture sur place
Frais de visa et assurance voyage
Important : il est toujours plus prudent de vérifier si ces dépenses d’entreprise sont admissibles ou non dans le pays auquel l’entreprise doit payer des impôts.
Astuces pour suivre les dépenses d'entreprise
Voici un guide simplifié en 6 étapes pour suivre facilement les dépenses de votre entreprise :
Compte bancaire d'entreprise : Il peut paraître plus pratique d'utiliser un seul compte bancaire, mais ce n'est pas recommandé. En créant une distinction entre les dépenses personnelles et professionnelles, cela peut éviter des erreurs et améliorer l'organisation. De plus, lorsqu'il est temps de faire la comptabilité, la tâche devient beaucoup plus facile.
Outil pour le suivi des dépenses : Il est important de choisir un outil de suivi des dépenses adapté à vos besoins. Certains peuvent être compliqués, d'autres offrent beaucoup de fonctionnalités et d'autres sont plus abordables. Peu importe l'outil que vous choisissez, il doit vous aider à simplifier le suivi.
Budget et flux de trésorerie : C'est loin d'être palpitant, mais cela doit être fait. Avoir une vue d'ensemble sur les dépenses et les revenus, et ce, même à plus long terme est une priorité. Planifier le budget et réaliser le flux de trésorerie peut être difficile lorsqu'il s'agit de l'avenir de l'entreprise, mais si vous êtes capable d'anticiper les finances de votre entreprise, vous serez mieux préparé.
Conservez les reçus : Utilisez Booky afin d'organiser tous vos reçus au même endroit, catégorisez, ajoutez une date ou filtrez par numéro de facture. Trouvez un système qui fonctionne pour vous et votre entreprise.
Créez votre routine de suivi : Développez un processus qui vous ressemble. Que vous ayez 5 minutes par jour ou que vous attendiez une date précise, l'important est de rester régulier.
Le suivi pour les employés : Si vous avez des employés, établissez des règles claires pour le suivi des dépenses. Qui fait quoi, quand, comment ?
Que vous préfériez utiliser du papier ou un écran, choisissez un système qui vous convient. N'hésitez pas à essayer de nouvelles méthodes et à expérimenter, ou même à vous adapter avec les années.
Bien sûr, nous devons nous promouvoir ici… Si vous souhaitez une application simple, mais efficace tout en étant abordable, Booky est là pour vous !
Conclusion : Maîtrisez vos dépenses, boostez votre entreprise !
Voilà ! Vous avez maintenant entre les mains de précieuses informations sur les dépenses d'entreprise. De A comme Assurances à Z comme... euh, Zoom (ça compte comme une dépense de communication, non ?), vous avez tout ce qu'il faut pour devenir un pro du suivi des dépenses !
Rappelez-vous, gérer ses dépenses, ce n'est pas juste une corvée pour faire plaisir aux comptables. C'est surtout le secret pour garder votre entreprise en pleine forme financière et prendre des décisions éclairées. C’est comme un check-up régulier pour votre business !
Maintenant, mettez tout ça en pratique ! Que vous soyez du genre à tout noter sur un bout de papier ou que vous préfériez une app super pratique comme Booky (on dit ça, on dit rien), l'important est de trouver une méthode qui vous convient et de vous y tenir.
Soyez patient, expérimentez, et n'hésitez pas à adapter vos méthodes au fil du temps. L'essentiel est de rester régulier et organisé.
Allez, à vos calculatrices (ou à votre app préférée) et bonne chance !
jblkjbvl
